Frage zur Erstellung und Prüfung von Dokumenten

Expertenantwort eines Behördenvertreters

Das "Vier-Augen-Prinzip" ist im GMP-Bereich ein wesentlicher Pfeiler der Qualitätssicherung. Die Notwendigkeit eines Vier-Augen-Prinzips bei Dokumenten sollte grundsätzlich auf der Basis von Risikoerwägungen entschieden werden und kommt insbesondere bei allen regulatorisch geforderten Dokumenten (z.B. Herstellungsanweisung/-protokoll bzw. Prüfanweisung/-protokoll) zur Anwendung (vgl. § 13 Abs. 8 bzw. § 14 Abs. 4 AMWHV). Genehmigungspflichtig sind meines Erachtens alle Anweisungen und die korrespondierenden Aufzeichnungen, die dazu dienen, Nachweise der Konformität mit den GMP-Anforderungen und dem Funktionieren des QMS bereitzustellen.

Ich würde erwarten, dass in einer firmeninternen SOP oder einem gleichwertigem Dokument festgelegt ist, welche Dokumente mindestens nach dem "Vier-Augen-Prinzip" oder dem "Sechs-Augen-Prinzip" (Ersteller, Prüfer, Genehmiger) zu autorisieren sind.

Auch wenn der EU-GMP-Leitfaden keine mir bekannten formellen Verfahren an die Dokumentengenehmigung beinhaltet, lassen sich doch eine Reihe von Fundstellen zum "Vier-Augen-Prinzip" und zum Review finden:

Kapitel 4 Principles

"Suitable controls should be implemented to ensure the accuracy, integrity, availability and legibility of documents."

4.2 "Documents should be designed, prepared, reviewed, and distributed with care."
4.21 c: "Identification (initials) of the operator(s) who performed each significant step of the process and, where appropriate, the name of any person who checked these operations."

Amtliche deutsche Übersetzung:

„Geeignete Kontrollen sollten eingeführt werden, um die Genauigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Dokumente sicherzustellen.“

4.2. "Unterlagen sollten sorgfältig konzipiert, erstellt, überprüft und verteilt werden.“
4.2.1c: “Identifizierung (Namenszeichen) des/der Bearbeiter der verschiedenen signifikanten Verpackungsschritte und, soweit zutreffend, Namenszeichen der Person, die diese Arbeitsgänge kontrolliert hat.“

Annex 13, Ziffer 33

"The operation should be performed in accordance with GMP principles, specific and standard operating procedures and under contract, if applicable, and should be checked by a second person."

Verlagsinterne deutsche Übersetzung:

„Dieser Vorgang sollte in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der GMP, spezifischen und Standard-Arbeitsanweisungen und gegebenenfalls vertraglich geregelt durchgeführt und von einer zweiten Person kontrolliert werden.“

211.100 (a) des CFR FDA

fordert die Einbeziehung der Quality Control Unit bei der Erstellung von Aufzeichnungen:

"These written procedures, including any changes, shall be drafted, reviewed, and approved by the appropriate organizational units and reviewed and approved by the quality control unit."

Verlagsinterne deutsche Übersetzung:

"Diese schriftlichen Anweisungen, einschließlich aller Änderungen, sollen von der zuständigen Organisationseinheit entworfen, überprüft und genehmigt sowie von der Qualitätskontrolleinheit überprüft und genehmigt werden."

Normpunkt 4.2.3 der ISO 9001

regelt die Lenkung von Dokumenten (ugs. auch Dokumentenlenkung genannt), und es werden klare Anforderungen an die Lenkung von Dokumenten formuliert. Im Sinne der DIN EN ISO 9000 gilt ein Dokument als gelenkt, wenn sein Lebenslauf in allen Teilschritten (Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Verteilung, Einzug alter Versionen) festgelegt und jederzeit nachvollziehbar ist.

Tipp der Redaktion

Als Kunde des GMP-BERATERs steht Ihnen die aktualisierte Version des EU-GMP-Leitfadens zur Verfügung.