01.06.2012 |

LOGFILE Nr. 20/2012 - Site Master File

Site Master File – Vorgaben zu Aufbau, Inhalten und Umfang

Autorin:
Cornelia Wawretschek, GxP Services

Regulatorische Anforderungen

Die nationale Behörde stützt sich, wenn sie ein Site Master File anfordert, auf die Duldungs-und Mitwirkungspflicht nach § 66 AMG, die Betriebe und Einrichtungen dazu verpflichtet, Fragen zu beantworten und Auskünfte zu erteilen.

Bei der Europäischen Zulassungsbehörde EMA finden sich in der Guideline on the Compilation of community procedures on inspections and exchange of information (Februar 2011) zahlreiche Hinweise darauf, dass ein Site Master File heranzuziehen ist. Es handelt sich hierbei um ein Dokument zur Vereinheitlichung von Behördeninspektionen innerhalb der EU.

Vorgaben zu Aufbau, Inhalten und Umfang

Das Dokument PIC/S PE 008-4 orientiert sich hinsichtlich der Gliederung an den Vorgängerversionen:

1. Dokumentenhistorie
2. Einführung
3. Zweck
4. Geltungsbereich
5. Inhalt des Site Master File
6. Revisionshistorie
Anhang (Annex)

Die einzelnen Abschnitte werden nachfolgend vorgestellt und kommentiert. Der Originaltext wird zur besseren optischen Abgrenzung in blau angezeigt.

„Das Site Master File wird vom Hersteller erstellt und sollte spezifische Informationen zu den Zielsetzungen und Aktivitäten des Qualitätsmanagements sowie zu den Produktions- und/ oder Qualitätskontrollen pharmazeutischer Herstellungsprozesse, die in der genannten Betriebsstätte durchgeführt werden, umfassen, sowie alle eng integrierten Vorgänge in benachbarten und nahe gelegenen Gebäuden. Wird in der Betriebsstätte nur ein Teil eines pharmazeutischen Verfahrens durchgeführt, muss das Site Master File nur diese Verfahrensteile beschreiben, z. B. Analyse, Verpackung usw."

Das Dokument nennt den Hersteller als Verantwortlichen für die Erstellung; wer das Site Master File in praxi erstellt, bleibt den Betrieben überlassen. Die Inhalte des Site Master File müssen die tatsächlichen Prozesse und Abläufe des Betriebes widerspiegeln und dürfen nicht im Widerspruch zur entsprechenden Dokumentation stehen. Darum ist es sinnvoll, ein interdisziplinäres Team aller betroffenen Bereiche unter Federführung eines Koordinators mit der Erstellung zu betrauen. Dieser Koordinator wird in vielen Fällen die Qualitätssicherung sein.

„Wird das Site Master File bei den Regulierungsbehörden eingereicht, sollte es eindeutige Informationen zu den GMP-Aktivitäten des Herstellers beinhalten, die bei der allgemeinen Überwachung und bei der effizienten Vorbereitung und Durchführung einer GMP-Inspektion von Nutzen sein können."

Die Vorgaben von PIC/S PE 008-4 sind in erster Linie für die Einreichung bei der Behörde gedacht. Wird das Dokument anderweitig genutzt, liegt es im Ermessen des Herstellers, die Inhalte um Informationen zu kürzen oder zu erweitern.

„Ein Site Master File sollte angemessene Informationen enthalten, dabei aber möglichst 25-30 Seiten plus Anhänge nicht überschreiten. Nach Möglichkeit sollten einfache Pläne, Grundrisse oder schematische Lagepläne anstelle von Text verwendet werden ..."

Ein Inspektor erwartet keine Prosa, sondern kurze Texte mit Verweisen auf Anlagen, einfache Pläne, Zeichnungen und Schemata in DIN-A4-Format anstelle von ausführlichem Text. Bei Bedarf wird er nachfragen. Dennoch kann das Site Master File in seiner Gesamtheit einschließlich Listen, Anhängen und Verweisen - abhängig von der Größe der Betriebsstätte und Besonderheit der Betriebsart - einen beachtlichen Umfang annehmen.

„... Das Site Master File einschließlich der Anhänge sollte beim Ausdruck im DIN A4-Format lesbar sein."

Das Site Master File muss nicht zwingend in Papierform vorliegen, eine Übermittlung in elektronischer Form ist ebenfalls möglich. Jedoch sollte es beim Ausdrucken in DIN A4-Format lesbar sein, was insbesondere bei Plänen, Schemazeichnungen oder umfangreichen Tabellen zu beachten ist.

„Das Site Master File sollte ein Teil der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems des Herstellers sein und entsprechend aktualisiert werden. Das Site Master File sollte mit einer Versionsnummer, dem Datum des Inkrafttretens und dem Fälligkeitsdatum der Überarbeitung versehen sein. Es sollte regelmäßig überarbeitet werden, um es stets auf dem neuesten Stand zu halten und aktuelle Abläufe zu berücksichtigen. Jeder Anhang kann ein eigenes Datum des Inkrafttretens enthalten, so dass eine unabhängige Aktualisierung möglich ist."

Die Erstellung und Verwaltung des Site Master Files müssen GMP-gerecht erfolgen. Dazu zählt auch die regelmäßige Aktualisierung in festgelegten Intervallen. Hier hat sich ein Zeitraum von zwei Jahren bewährt. Hilfreich ist das Erstellen einer Änderungshistorie, um die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Änderungen und Ergänzungen sicherzustellen.

Fazit

Die Erstellung und Pflege eines Site Master Files ist mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. Dieser Aufwand rechtfertigt sich zum einen durch die Bedeutung des Site Master Files für Behörden und sonstige externe Interessenten. Zum anderen bietet das Site Master File - wie eine Checkliste benutzt - dem Hersteller die Möglichkeit, sämtliche Arbeitsgänge und Verfahren zu überdenken. So können Lücken aufgezeigt, geschlossen und das Qualitätsmanagementsystem optimiert werden.

Autorin

Cornelia Wawretschek
GxP Services Cornelia Wawretschek

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