Überprüfung der Chargendokumentation und Marktfreigabe

Für jede Produktcharge legt er eine lila Archivmappe an, welche mit Produktnamen, Chargenbezeichnung, Dosierung und Herstellungsdatum beschriftet ist und zur späteren Archivierung der kompletten Chargendokumentation dient. Eingehende Chargendokumentation und freigaberelevante Informationen sammelt er zunächst in diesen Archivmappen, die zugriffsgeschützt im Archivschrank in Raum 778/113 lagern.

6.2.3.1 Sammeln und Prüfen der Sourcing-Dokumente

Schon parallel zur Chargenfertigung beginnt der Reviewer, die erforderlichen Dokumente über die verwendeten Ausgangsmaterialien zusammenzustellen. Dazu verwendet er die „Bereitstellungsliste Ausgangsmaterial“ zur entsprechenden Produktionscharge aus dem LOGIFIXX-System, die sämtliche Material- und Chargennummern der verwendeten Ausgangsmaterialien enthält.

Anhand dieser Liste beginnt der Reviewer, die Informationen gemäß Checkliste „Sourcing“ über die Ausgangsstoffe zusammenzustellen und ggf. Dokumente von externen Stellen anzufordern. Spezielle Vorgehensweisen bei Lohnfertigung sind unter Punkt 6.3 dieser SOP geregelt.

6.2.3.2 Überprüfung der Chargendokumentation (BRR)

Sobald zu einer Herstellungscharge sowohl Herstellungs- als auch Analysenprotokolle (ggf. auch aus Auftragslaboren, siehe Punkt 6.3.4) eingetroffen sind, eröffnet der Mitarbeiter formal den BRR, indem er ein Formblatt Checkliste Batch Record Review aus dem Netzwerk ausdruckt, die chargenspezifischen Angaben und das aktuelle Datum einträgt. Anschließend beginnt er, die in der Checkliste aufgeführten Prüfpunkte der Reihe nach zu verifizieren. Diese Arbeit soll innerhalb 48 Stunden ab Beginn des BRR abgeschlossen sein, um die Chargenfreigabe nicht zu verzögern. Sofern diese Frist nicht eingehalten werden kann oder beim BRR Beobachtungen gemacht werden, die weiterer Aufklärung bedürfen, benachrichtigt der Reviewer die Sachkundige Person (QP).

• Der Reviewer zeichnet jeden überprüften Punkt in der Checkliste mit Namenszeichen ab. Zusätzlich kennzeichnet er jede überprüfte Seite im Chargenprotokoll mit Datum und Namenszeichen.

• Sofern er im Chargenprotokoll Kommentare oder Ergänzungen anbringt, macht er in der Checkliste BRR einen Querverweis auf die entsprechende Korrektur/Ergänzung.
• Haftfähnchen (Pagemarker) sind nur erlaubt, um das schnellere Wiederfinden einer bestimmten Seite oder Stelle im Rahmen des Reviews zu ermöglichen, jedoch dürfen auf diesen Zetteln keine Notizen angebracht werden. Für zu klärende Fragen ist die BRR-Checkliste zu verwenden. Auf diese Weise sind die Frage und ihre Antwort für die Sachkundige Person und für jeden Leser zu späteren Zeitpunkten nachvollziehbar.

6.2.3.3 Review-Befunde

Review-Befunde werden risikobasiert in zwei Kategorien eingeteilt:

• Kategorie 1: Offensichtliche Aufzeichnungsfehler, Auslassungen und Berechnungsfehler: In diesen Fällen veranlasst der Reviewer die Korrektur bzw. Klärung alleinverantwortlich ohne weitere Rücksprache mit der Sachkundigen Person. Für Nachträge bzw. Korrekturen sind die Protokollführungsregeln gemäß SOP-403 „Protokollführung, Logbücher und Laborjournale“ strikt einzuhalten. Für Review-Befunde der Kategorie 1 müssen keine Originaldokumente als Belege an die Sachkundige Person weitergeleitet werden.
• Kategorie 2: Abweichungen, OOS (Out-of-Specification-Ergebnisse) und zulassungsrelevante Änderungen, welche nicht ausreichend begründet sind, nicht nachvollziehbar sind, oder in anderer Weise die Produktqualität oder den Zulassungsstatus beeinflussen könnten, meldet der Reviewer umgehend an die Sachkundige Person, damit diese geeignete Maßnahmen einleiten kann. Für Review-Befunde dieser Kategorie verbleiben relevante Dokumente (z. B. Monitoringberichte, Lagerspiegel, Follow-up-Protokolle aus Change-Control-Maßnahmen) als Original oder Kopie als Belege bei der Chargendokumentation, bis die Sachkundige Person eine Entscheidung gefällt hat.

Sobald alle Prüfpunkte der Checkliste komplett bearbeitet sind, unterschreibt der Reviewer die Checkliste und legt sie in die lila Archivmappe mit ein. Er leitet diese Mappe, gegebenenfalls zusammen mit weiterer Dokumentation (im Falle von Kategorie-2-Befunden), an die Sachkundige Person weiter.

6.2.4 Trending 

Der Reviewer führt eine Tabelle aller Review-Befunde (Kategorie 1 und 2) und ergänzt diese fortlaufend mit den aktuellen Review-Daten. Es handelt sich um eine einfache, nicht-validierte Excel-Tabelle, welche der Reviewer einmal monatlich ausdruckt, und als unterschriebenes Papierdokument ablegt.

Treten ähnliche Abweichungen wiederholt auf (z. B. auch bei vergleichbaren Arbeitsschritten anderer Produkte), tritt der Reviewer in Kontakt mit dem ausführenden Personal und dem Ersteller der Chargendokumentation, um eine Verbesserung der Vorgabedokumente (Herstellungsanweisungen, etc.) zu erwirken.

Je nach Art der Befunde informiert der Reviewer darüber hinaus den Qualitätszirkel und/oder den Trainingskoordinator, damit Verbesserungs- und Vorbeugemaßnahmen getroffen und diese verbesserten Abläufe geschult werden.