LOGFILE Leitartikel 19/2020 – Überprüfung der Chargendokumentation und Marktfreigabe

 12.05.2020

Überprüfung der Chargendokumentation und Marktfreigabe

Auszug aus unserer SOP 101 Überprüfung der Chargendokumentation und Marktfreigabe

8 Min. Lesezeit

von Dr. Stephanie Blum, Alexandra Fürst, Dr. Christine Oechslein, Cornelia Wawretschek

 

6.2.3 Dokumenten-Review bei der BRR-Stelle

Der in der Qualitätssicherung für BRR zuständige Mitarbeiter („Reviewer“) informiert sich fortlaufend bei der Produktionsplanung (persönlich oder mittels Leseberechtigung auf der entsprechenden Seite im LOGIFIXX) über die aktuell laufenden Herstellungen. Für jede Produktcharge legt er eine lila Archivmappe an, welche mit Produktnamen, Chargenbezeichnung, Dosierung und Herstellungsdatum beschriftet ist und zur späteren Archivierung der kompletten Chargendokumentation dient. Eingehende Chargendokumentation und freigaberelevante Informationen sammelt er zunächst in diesen Archivmappen, die zugriffsgeschützt im Archivschrank in Raum 778/113 lagern.


6.2.3.1 Sammeln und Prüfen der Sourcing-Dokumente

Schon parallel zur Chargenfertigung beginnt der Reviewer, die erforderlichen Dokumente über die verwendeten Ausgangsmaterialien zusammenzustellen. Dazu verwendet er die „Bereitstellungsliste Ausgangsmaterial“ zur entsprechenden Produktionscharge aus dem LOGIFIXX-System, die sämtliche Material- und Chargennummern der verwendeten Ausgangsmaterialien enthält.

Anhand dieser Liste beginnt der Reviewer, die Informationen gemäß Checkliste „Sourcing“ über die Ausgangsstoffe zusammenzustellen und ggf. Dokumente von externen Stellen anzufordern. Spezielle Vorgehensweisen bei Lohnfertigung sind unter Punkt 6.3 dieser SOP geregelt.

 

Die Beschaffung der Dokumente zu sämtlichen Ausgangsmaterialien über die gesamte Lieferkette, wie die revidierte Fassung von Annex 16 zum EU-GMP-Leitfaden fordert, bedarf umfangreicher Vorarbeiten, bevor der eigentliche Batch Record Review beginnen kann. Um die Zeitverzögerung zwischen Beendigung der Herstellung und Chargenfreigabe nicht allzu sehr auszudehnen, hat die virtuelle Firma Maas & Peither Pharma GmbH daher festgelegt, dass diese Vorarbeiten bereits parallel zur Chargenfertigung erledigt werden. Der Reviewer kann so besonders effizient arbeiten, indem er Informationen zu einer bestimmten Ausgangsstoff-Charge, die aktuell in mehreren Produkten verarbeitet wird, bereits sämtlichen relevanten Produkt-Archivmappen zuordnet. Selbstverständlich muss später im Rahmen des BRR noch überprüft werden, ob tatsächlich die entsprechenden Ausgangsstoff-Chargen verwendet wurden, zu denen die Sourcing-Dokumente vorliegen.

Firmen, die die Chargendokumentation komplett elektronisch erstellen, sparen an dieser Stelle viel Zeit und Arbeit, wenn die verwendeten Ausgangsstoff-Chargen bereits elektronisch über das ERP-System mit den geforderten Sourcing-Dokumenten verknüpft sind. Selbstverständlich sind diese Schnittstellen und Verknüpfungen sehr sorgfältig zu validieren! Zu beachten ist ferner, dass die Sachkundige Person immer beteiligt sein muss, wenn es darum geht, dass freigaberelevante Daten ausschließlich elektronisch erzeugt oder verarbeitet werden.

 


6.2.3.2 Überprüfung der Chargendokumentation (BRR)

Sobald zu einer Herstellungscharge sowohl Herstellungs- als auch Analysenprotokolle (ggf. auch aus Auftragslaboren, siehe Punkt 6.3.4) eingetroffen sind, eröffnet der Mitarbeiter formal den BRR, indem er ein Formblatt Checkliste Batch Record Review aus dem Netzwerk ausdruckt, die chargenspezifischen Angaben und das aktuelle Datum einträgt. Anschließend beginnt er, die in der Checkliste aufgeführten Prüfpunkte der Reihe nach zu verifizieren. Diese Arbeit soll innerhalb 48 Stunden ab Beginn des BRR abgeschlossen sein, um die Chargenfreigabe nicht zu verzögern. Sofern diese Frist nicht eingehalten werden kann oder beim BRR Beobachtungen gemacht werden, die weiterer Aufklärung bedürfen, benachrichtigt der Reviewer die Sachkundige Person (QP).

  • Der Reviewer zeichnet jeden überprüften Punkt in der Checkliste mit Namenszeichen ab. Zusätzlich kennzeichnet er jede überprüfte Seite im Chargenprotokoll mit Datum und Namenszeichen.
Wird dieses Vorgehen gewählt, müssen auf jeder Seite des Chargenprotokolls Felder für den BRR reserviert sein. Alternativ können überprüfte Seiten mit einem Stempel gekennzeichnet werden.
  • Sofern er im Chargenprotokoll Kommentare oder Ergänzungen anbringt, macht er in der Checkliste BRR einen Querverweis auf die entsprechende Korrektur/Ergänzung.
  • Haftfähnchen (Pagemarker) sind nur erlaubt, um das schnellere Wiederfinden einer bestimmten Seite oder Stelle im Rahmen des Reviews zu ermöglichen, jedoch dürfen auf diesen Zetteln keine Notizen angebracht werden. Für zu klärende Fragen ist die BRR-Checkliste zu verwenden. Auf diese Weise sind die Frage und ihre Antwort für die Sachkundige Person und für jeden Leser zu späteren Zeitpunkten nachvollziehbar.
Die Verwendung von Haftnotizen wirkt zwar auf den ersten Blick sehr praktisch, weil man Fragen und Anmerkungen dort "vorläufig" festhalten kann. Der Nachteil ist, dass sich ähnliche Fragen oftmals auch einem späteren Betrachter (z. B. Inspektor) stellen. Dann ist nicht mehr nachvollziehbar, dass dieser Punkt bereits erörtert wurde, und in welcher Weise er geklärt werden konnte.

6.2.3.3 Review-Befunde

Review-Befunde werden risikobasiert in zwei Kategorien eingeteilt:

  • Kategorie 1: Offensichtliche Aufzeichnungsfehler, Auslassungen und Berechnungsfehler: In diesen Fällen veranlasst der Reviewer die Korrektur bzw. Klärung alleinverantwortlich ohne weitere Rücksprache mit der Sachkundigen Person. Für Nachträge bzw. Korrekturen sind die Protokollführungsregeln gemäß SOP-403 „Protokollführung, Logbücher und Laborjournale“ strikt einzuhalten. Für Review-Befunde der Kategorie 1 müssen keine Originaldokumente als Belege an die Sachkundige Person weitergeleitet werden.
  • Kategorie 2: Abweichungen, OOS (Out-of-Specification-Ergebnisse) und zulassungsrelevante Änderungen, welche nicht ausreichend begründet sind, nicht nachvollziehbar sind, oder in anderer Weise die Produktqualität oder den Zulassungsstatus beeinflussen könnten, meldet der Reviewer umgehend an die Sachkundige Person, damit diese geeignete Maßnahmen einleiten kann. Für Review-Befunde dieser Kategorie verbleiben relevante Dokumente (z. B. Monitoringberichte, Lagerspiegel, Follow-up-Protokolle aus Change-Control-Maßnahmen) als Original oder Kopie als Belege bei der Chargendokumentation, bis die Sachkundige Person eine Entscheidung gefällt hat.

Sobald alle Prüfpunkte der Checkliste komplett bearbeitet sind, unterschreibt der Reviewer die Checkliste und legt sie in die lila Archivmappe mit ein. Er leitet diese Mappe, gegebenenfalls zusammen mit weiterer Dokumentation (im Falle von Kategorie-2-Befunden), an die Sachkundige Person weiter.


6.2.4 Trending 

Der Reviewer führt eine Tabelle aller Review-Befunde (Kategorie 1 und 2) und ergänzt diese fortlaufend mit den aktuellen Review-Daten. Es handelt sich um eine einfache, nicht-validierte Excel-Tabelle, welche der Reviewer einmal monatlich ausdruckt, und als unterschriebenes Papierdokument ablegt.

Treten ähnliche Abweichungen wiederholt auf (z. B. auch bei vergleichbaren Arbeitsschritten anderer Produkte), tritt der Reviewer in Kontakt mit dem ausführenden Personal und dem Ersteller der Chargendokumentation, um eine Verbesserung der Vorgabedokumente (Herstellungsanweisungen, etc.) zu erwirken.

Je nach Art der Befunde informiert der Reviewer darüber hinaus den Qualitätszirkel und/oder den Trainingskoordinator, damit Verbesserungs- und Vorbeugemaßnahmen getroffen und diese verbesserten Abläufe geschult werden.

 

Autorinnen

Dr. Stephanie Blum

Mikrobiologin, Unternehmensberaterin
CirQum, Frankfurt am Main
stephanie.blum@cirQum.de

 

Alexandra Fürst

fuerst.alexandra@yahoo.de
Dipl. Ing (FH) Chemie
QA Specialist Pharma, Ludwigshafen

 

Dr. Christine Oechslein

Apothekerin
GMP-Praxis, Bad Säckingen
c.oechslein@gmp-praxis.de

 

Cornelia Wawretschek

Pharmazeutisch-technische Assistentin
GxP-Services Cornelia Wawretschek, Berlin
cornelia.wawretschek@gxp-services.de


SOP 101 Überprüfung der Chargendokumentation und Marktfreigabe

Kann die pharmazeutische Verantwortung delegiert oder ausgelagert werden? Welche Informationen sind nötig, wenn der Batch Record Review (BRR) extern durchgeführt wird? Wann ist eine Freigabe von Chargen mit Abweichungen möglich?

Nutzen Sie diese SOP-Vorlage, wenn Sie für Ihr Unternehmen festlegen,

  • wer für die Überprüfung der Chargendokumentation (BRR = Batch Record Review) zuständig ist,
  • welche Dokumente überprüft werden müssen,
  • wie vorzugehen ist, wenn beim BRR Abweichungen entdeckt werden,
  • wie Bulk-Freigaben ablaufen,
  • welche zusätzlichen Kontrollen die Sachkundige Person vor Marktfreigabe durchführt,
  • welche Informationen die Sachkundige Person in das Freigaberegister einträgt,
  • wie die zweistufige Freigabe von klinischen Prüfpräparaten abläuft,
  • und noch mehr...

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