SOP 790 Umgang mit kommerziellen Retouren

Bestandteil der SOP-Sammlung für die Pharmaindustrie

Stellen Sie sicher, dass Entscheidungen über kommerzielle Retouren risikobasiert getroffen werden! Nur qualitativ einwandfreie Ware darf weiter verwendet werden.

Nutzen Sie diese Muster-SOP, um die Verantwortlichkeiten und Abläufe bei der Bearbeitung von kommerziellen Retouren für Ihr Unternehmen festzulegen!

Aus dem Handel zurückgegebene Produkte, die zwischenzeitlich der Kontrolle des Herstellers entzogen waren, dürfen nur dann wieder verwendet werden, wenn sie zweifelsfrei die erforderliche Qualität aufweisen. Die Beurteilung erfolgt durch die Qualitätskontrolle (QK) nach einem schriftlich festgelegten Verfahren.

Die SOP beschreibt:

• die Verantwortlichkeiten und Abläufe bei der Bearbeitung von kommerziellen Retouren,
• einen mehrstufigen risikobasierten Entscheidungsprozess,
• die organisatorischen Anforderungen an den Rücktransport der Retoure,
• die Zusammenstellung der erforderlichen Informationen und Dokumente für die QK,
• die Qualitätsbewertung durch die QK.

In den Anlagen zu dieser SOP finden Sie alle wichtigen Musterformulare zur Bearbeitung kommerzieller Retouren.

Inhalt der SOP Umgang mit kommerziellen Retouren:

1. Geltungsbereich
2. Ziel/Zweck
3. Anwendungsbereich
4. Definitionen/Abkürzungen
5. Grundlagen, mitgeltende Unterlagen
6. Arbeitsablauf und Verantwortlichkeiten
6.1.Grundsätze
6.2 Anmeldung einer kommerziellen Retoure in der Gruppe Verkauf durch den Kunden.
6.2.1 Initiierung einer Abweichung bei Falschlieferung, Überlieferung oder Transportschaden
6.3 Erste Einstufung der kommerziellen Retoure durch den KR-Koordinator
6.3.1 Qualitätsrelevante Voraussetzungen für eine Retournierung
6.3.2 Wirtschaftliche Voraussetzungen für eine Retournierung
6.3.3 Entscheidung
6.4 Rückholungsprozess der kommerziellen Retoure und Wareneingang
6.5 Zusammenstellung aller Informationen für die weitere Bewertung der kommerziellen Retoure durch den KR-Koordinator
6.6 Qualitätsbewertung der kommerziellen Retoure durch die Leitung der Qualitätskontrolle (LdQ)
6.7 Periodische Auswertung kommerzieller Retouren
6.8 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
6.8.1 KR-Koordinator (Teammitglied der Gruppe Verkauf)
6.8.2 Leitung Qualitätskontrolle (LdQ) / Vertretung LdQ
7. Führen und Ablage von Dokumenten
8. Anlagen
- Änderungshistorie
- Verteiler und Schulungsnachweis
- Ablaufdiagramm
- Retourenbegleitschein
- Entscheidung über Rücksendung oder Vernichtung beim Kunden
- Qualitätsbewertung der kommerziellen Retoure auf weitere Verwendung

Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie die bearbeitbaren Dateien ganz einfach für Ihr Unternehmen anpassen!

Diese Muster-SOP ist ideal für

• die Überarbeitung Ihrer bestehenden SOP oder
• die Neuerstellung einer SOP für Ihr Unternehmen!